Qué es la RPA – Robotic Process Automation
Definición de automatización robótica de procesos
La RPA – Robotic Process Automation ayuda a completar automáticamente los procesos repetitivos y manuales en diversas aplicaciones. Este software configurable usa reglas combinadas con secuencias estructuradas para hacerlo.
En resumen, es el proceso de definir los pasos necesarios para que un proceso funcione de manera óptima, según lo esperado. Este se registra y documenta para poder ser ejecutado automáticamente a través de un Robot RPA.
¿Qué es un sistema heredado o Legacy System?
Se les conoce con ese nombre a los sistemas de información o procesos basados en tecnologías que actualmente están obsoletas, que han sido creados hace mucho tiempo y/o que ya no recibe soporte ni mantenimiento.
Hay muchas empresas que aún cuentan con estos sistemas para llevar a cabo operaciones fundamentales diariamente, por lo cual son difíciles de reemplazar y representa uno de los desafíos más importantes dentro de una organización.
A medida que la empresa crece, se actualizan o cambian sus sistemas, es sumamente importante garantizar que los sistemas informáticos heredados o legacy system sean compatibles y con el mismo formato de datos que con las nuevas tecnologías. Estas aplicaciones o sistemas heredados se basan en el uso de conexiones API o en la nube.
Riesgos de los sistemas heredados
La poca oportunidad de maniobra o pivote conlleva inestabilidad en los sistemas, ya que el entorno tecnológico avanza y se puede incurrir en incompatibilidades. Estas afectan a la empresa en varios puntos:
- Imposibilidad de actualizar el parque de servidores e, incluso, el de clientes. Este hecho producirá brechas de seguridad, ya que los sistemas operativos más antiguos no reciben actualizaciones de este tipo.
- Incompatibilidades con diversos formatos de datos. Este problema afectará directamente y entorpecerá la relación interempresarial ya que no se podrá usar el formato estándar más actualizado y utilizado.
- Hacen que la empresa se quede atrás en el ámbito tecnológico. La imagen que se da al exterior es de empresa poco avanzada y confiable.
Factores para evaluar Legacy systems
Fin de vida útil / fin de asistencia o soporte
El fin de la vida útil (EOL) significa que el fabricante deja de comercializar uno o todos de los siguientes: producto, tecnología o soporte para futuras actualizaciones en el producto / tecnología. El EOL se aplica tanto para software empresarial como para los lenguajes de programación, el sistema operativo y el hardware.
Como ejemplo tenemos a RPG o Report Program Generator, uno de los lenguajes heredados de IBM, que fue desarrollado en 1960 para ser utilizado en servidores AS400. Otro es de Common Business Oriented Language (COBOL) comenzó a existir en 1959 y todavía se utiliza para registrar el deslizamiento de las tarjetas de crédito en los cajeros automáticos.
Usar un sistema RPA extiende la vida útil de estos mainframes, ERP e infraestructuras que las sustentan de forma no intrusiva. De esta forma se puede retrasar el cambio total del software.
Transferencia de conocimiento
Otra forma de saber si tienes un sistema heredado o legacy es preguntarse, si el desarrollador de la empresa puede irse de vacaciones sin que todo se convierta en un caos. Si la respuesta es no, puede que tengas un sistema heredado.
Retomando el tema del sistema COBOL, hay que tener en cuenta que la edad promedio de un desarrollador de este lenguaje es de 55 años. Si se debe cambiar el sistema, sería muy difícil para un desarrollador actual aprender este lenguaje ya que no conocen todas las partes móviles del sistema.
Para solucionarlo, puedes programar un Robot RPA para que haga un Screen Scrap de las terminales 3270 usando emuladores de terminal tener conocimiento profundo del backEnd. La mayoría de las implementaciones RPA cuentan con la documentación adecuada del proceso “As-Is” para ayudar a capacitar a los robots.
En estos casos, puede ser de gran utilidad tener la documentación actualizada de algunos procesos que estén alojados dentro de los mainframes y así ayudar a la trasferencia de conocimiento.
Habilidades
De manera similar que con la transferencia de conocimientos, la búsqueda de desarrolladores COBOL experimentados es un desafío. Esto suele ser una limitación en términos de soporte y extensibilidad del sistema de mainframe.
Al hacer uso de la tecnología RPA se introducen conjuntos de habilidades más actuales que sirven como oportunidad para que los desarrolladores del mainframe vayan actualizando sus conocimientos mediante la transición a un desarrollo / soporte de aplicaciones moderno si se desea.
Extensibilidad
Algunos sistemas heredados no se integran con otras aplicaciones a través de interfaces modernas como las API y, como resultado, la capacidad de ampliar sus funcionalidades puede ser un desafío. El ratio de relación entre cambio a costo, o deuda técnica, puede ser costosa, ascendiendo a millones de dólares para una iniciativa de transformación.
La RPA puede ser una aliada rápida para esta tarea. Puede extraer datos de varias fuentes y ordenarlos para alimentar un sistema de destino con poco o ningún error.
A veces, puede usarse tácticamente para evitar lidiar con el problema principal, el sistema heredado u obsoleto. Recomendamos apoyar este uso con planes estratégicos. Esto incluye desmantelar el sistema, su reemplazo través de la Modernización de Aplicaciones (A&M) o el uso de tecnologías low/no code para facilitar las tareas de tus empleados.
Tiempo medio de reparación (MTTR)
¿Cuánto tiempo se tarda en reactivar el sistema después de haber ocurrido un incidente o problema? Si la respuesta es mucho tiempo, puede ser una sentencia de muerte donde las empresas tendrán que pivotar para afrontar el coste de la deuda tecnológica.
La Deuda Técnica no desaparece. El uso de RPA tiene el potencial de brindar algo de alivio en forma de una solución temporal, alternativa y automatizada para los procesos interrumpidos.
Además, te proporciona un tiempo limitado para prepararte a las nuevas tecnologías, capacitaciones y costes.
Costes
El legado/herencia cuesta y mucho. El de propiedad, de mantenimiento, funcionamiento, recursos técnicos, etc. Según Cybera, el minorista promedio gasta el 58% del presupuesto de TI en el mantenimiento de sistemas heredados. Estos costes no desaparecen con RPA pero se van extendiendo, dando más tiempo a la empresa para poder cubrirlos. La deuda está orientada tanto a los procesos como a los técnicos.
El coste de migrar a una aplicación más actual debe de tenerse en cuenta en los presupuestos de TI, ya que puede ser muy costoso y llegar a consumir mucho tiempo: el Commonwealth Bank of Australia reemplazó su plataforma central COBOL en 2012, tomó 5 años a un costo final de $ 749,9 millones (Mil millones de dólares australianos). Un banco del Reino Unido, TSB, gastó £ 330 millones en la migración de un sistema basado en COBOL en 2018 debido a una compra. El costo también incluyó el costo de las correcciones debido a que el banco no pudo operar durante días como resultado de un problema de migración.
Se debe tener cuidado de no ver al RPA como un gran salvador. A lo mucho será una “muleta” para ayudar a retardar los cambios de sistemas definitivos. Al hacerse una planificación adecuada, la RPA puede desempeñar un papel en la migración de datos de aplicaciones heredadas a otras modernas, así como reducir sus interrupciones.
Otros factores clave que también pueden influir
– Escalabilidad (incapaz de manejar grandes volúmenes de negocios estacionales)
– Actualizaciones (sin más actualizaciones o casi imposible de actualizar)
– Problemas con los datos de la aplicación (no se puede manejar algún tipo de datos, números, monedas, etc.)
RPA y Legacy Systems/ Sistemas heredados
Un gran número de empresas tienen grandes cantidades de deuda técnica. Estas mismas necesitan encontrar nuevas formas de hacer pivotar su negocio debido a eventos o entornos globales o incluso locales. ¿Cómo puede una empresa dar un giro cuando tiene sistemas heredados que simplemente no pueden permitirse reemplazar? Aquí es donde la Robotic Process Automation entra en juego, junto con sus limitaciones.
La RPA no puede alterar los sistemas obsoletos por sí sola. Lo que sí puede hacer es ayudar para “aguantar” hasta que el reemplazo de los Legacy Systems sea inevitable. Sin embargo, RPA representa una solución real, factible y no muy costosa para un problema creciente en el mundo empresarial. Siempre habrá nuevas aplicaciones y soluciones y si esos sistemas se pueden automatizar para ganar tiempo y ahorrar dinero, bienvenido sea.
A medida que las necesidades comerciales cambian, se vuelve cada vez más difícil confiar únicamente en arquitecturas de sistema ‘elegantes’ hechas de aplicaciones totalmente integradas para mantenerse al día con las necesidades de la empresa. Estos tienden a ser costosos de implementar y, a menudo, quedan obsoletos cuando se implementan por completo.
La tecnología RPA, ¿qué ventajas aporta al legacy system?
La principal y más importante ventaja es que los robots RPA y los sistemas heredados (legacy systems) se pueden complementar. Esta combinación ofrece muchas ventajas a la organización, tanto porque hace más fácil la transición para los profesionales, como por la estabilidad y seguridad que aporta.
También cabe recordar que los robots RPA emulan y aprenden la actividad humana. De esta forma ejecutan el trabajo más tedioso en las empresas, aquellas tareas que requieren demasiado tiempo de ejecución y no suelen generar mucho o nada de valor para la organización. Esto permite que el tiempo del trabajador se enfoque en tareas de mayor importancia, lo que aumenta la productividad de forma positiva.
Además, automatizar procesos tiene otras ventajas en términos de rendimiento, rentabilidad y eficiencia, ya que minimizan los errores humanos, agilizan tareas o reducen tiempos de espera. Esto también afecta positivamente a la entidad, la calidad del servicio y a los resultados obtenidos.
¿Realmente aporta valor incorporar robots RPA?
Son varios los motivos por los que incorporar robots RPA a los legacy system de una organización:
Tecnología no invasiva
La RPA es una tecnología no invasiva que puede conectarse con diferentes aplicaciones de los sistemas heredados.
Ejemplo: Si el área comercial de tu empresa trabaja con un CRM y usa diferentes ERP’s para facturación y producción, RPA puede integrar ambas para que funcionen como un conjunto unificado.
Prolongar vida útil de los legacy systems
Desplegar un paquete de robots RPA permite aumentar la capacidad y funcionalidades de las aplicaciones existentes y prolonga su vida útil.
RPA permite Automatizar tareas de IT
Dejarás de lado los scripts y el trabajo manual al momento de automatizar y monitorear tareas de IT. Podrás de resolver incidencias sin la necesidad de la intervención de un profesional.
Seguridad sin pérdida de datos
Controla completamente la autorización de acceso y la gestión de la información confidencial de forma segura, sin riesgos de pérdidas de datos o brechas de seguridad al momento de emplear soluciones RPA para integrar sistemas heredados.
Retorno a corto plazo
Se trata de una tecnología fácil de implementar, personalizable a las necesidades especiales de tu organización, escalable y relativamente de baja inversión. Esto dependerá de la complejidad de las tareas a automatizar y la cantidad de robots necesarios para ello.
Ahorro en costes
Es imposible negar que la deuda tecnológica que le genera los legacy systems puede mermar el desarrollo de una organización. Gracias a la tecnología RPA, es posible aplazar el cambio de los sistemas, lo que ahorra costes a la empresa en hasta un 37% según ISG.
Contacta con expertos en RPA
Si tu organización cuenta con un legacy system o sistema heredado y necesitas prolongar y aumentar las capacidades del mismo, te recomendamos que te pongas en contacto con nuestros expertos en RPA para ayudarte a conseguir tus objetivos.
