Tendencias en la implementación de un ERP

Tendencias en la implementación de un ERP

Desde el 2008, Panorama Consulting ha estado monitoreando las tendencias en la implementación de un ERP que han ido experimentando las diferentes empresas que fueron parte de la encuesta de este año.

El reporte apunta a un concepto importante: los proyectos de implantación de un ERP son más efectivos cuando se enfocan en integrar a las personas con los procesos y la tecnología. Estos son los hallazgos más importantes del reporte:

Los aspectos técnicos de la implementación son más fáciles que el proceso y los aspectos de cambio organizacional

Los cambios organizacionales son naturalmente difíciles porque las personas se resisten al cambio. Los empleados pueden rehusarse a aprender nuevos procesos o puede que hablen de forma negativa sobre el proyecto de implementación ERP entre sus colegas.

La parte más difícil de la gestión de cambio organizacional es identificar y eliminar las barreras que evitan que los empleados usen un nuevo sistema de gestión empresarial. Esto involucra un nivel alto de comunicación y capacitación orientada a desarrollar nuevas competencias organizacionales digitales. Es por eso que siempre recomendamos contar con un plan de gestión de cambio organizacional antes de comenzar con la elección de un ERP.

El escenario más común entre los encuestados es una mejora de ERP.

Generalmente, el upgrade del ERP no es tan técnicamente exigente como una implementación ERP completa. Al hacer la mejora en vez de reemplazarlo por completo, puedes dedicar mayor esfuerzo en las personas y procesos.

Como lo muestra el reporte, la mayoría de las organizaciones están enfocadas en la gestión de cambio y en mejorar procesos de negocio claves.

Esto indica que estas entienden la importancia de las personas y los procesos y que la razón por la cual se realiza la mejora es para que les permita dedicar más fácilmente un enfoque intenso a los factores de éxito.

Con un enfoque más dedicado en la gestión del cambio y la gestión de procesos comerciales (BPM), guiados por un consultor de ERP, estas organizaciones probablemente habrían logrado los beneficios comerciales que esperaban y habrían evitado los excesos de presupuesto y cronograma.

Mientras que una mejora de ERP no es la mejor solución para cada empresa, es una opción que todas deberían considerar. Mientras evalúas diferentes opciones, tienes la oportunidad de definir objetivos organizacionales y determinar qué funcionalidad de software necesitas para alcanzarlos.

Cuando las organizaciones se centran en los beneficios ofrecidos por otros sistemas y proveedores ERP, esto a menudo presagia un proyecto ERP muy centrado en la tecnología. Si bien es aconsejable evaluar otros sistemas y proveedores, debe asegurarse de que las necesidades de su negocio sean lo que realmente impulse la evaluación.

Casi todas las empresas mejoraron sus procesos de negocio como resultante de su implementación de ERP.

En nuestra experiencia, la tecnología ofrece los mayores beneficios cuando admite procesos eficientes. Cuando las organizaciones no optimizan sus procesos o cuando eligen tecnología que no aguanta procesos optimizados, la nueva herramienta de gestión empresarial no permite la transformación de negocio.

El enfoque de implementación más popular es el de hacerlo por fases.

Cuando se implementa un sistema ERP, las grandes organizaciones globales se enfrentan a mayores desafíos de gestión de cambio que las empresas pequeñas. La implementación de ERP en fases brinda a las grandes organizaciones más tiempo para abordar cualquier problema persistente de personas y procesos experimentado por unidades de negocios o ubicaciones individuales. Si se pusieran en funcionamiento con todas las unidades de negocios y ubicaciones simultáneamente, tendrían que abordar a las personas y procesar todos los problemas de una vez. Es posible que no tengan suficiente tiempo para dedicar el nivel de concentración necesario. Esta consideración puede ser una razón por la cual muchas organizaciones en nuestro estudio están utilizando un enfoque de implementación por fases.

Si bien la gestión de cambios y la gestión de procesos comerciales generalmente se abordan antes de la implementación, siempre hay problemas persistentes, o nuevos problemas, que surgen una vez que el sistema se activa. Algunos de los problemas de personas y procesos que hemos visto en las organizaciones después de la puesta en marcha incluyen la resistencia residual al cambio y la necesidad de reforzar la capacitación de procesos y sistemas.

Uno de nuestros clientes recientes comenzó su implementación por fases con la unidad de negocio que era más propensa de adoptar esta nueva implementación de ERP. Esto potenció al resto de la organización y facilitó la viabilidad del proyecto.

Menos de la mitad de las organizaciones tuvieron un consultor para sus servicios de gestión de cambio organizacional y/o gestión de procesos de negocio, y solo pocas de ellas tuvieron beneficios de negocio.

Por ejemplo, solo el 19% de las organizaciones que esperaban obtener beneficios relacionados al crecimiento y ventajas competitivas de implantar el software lo obtuvieron.

El estudio encontró que la falta de obtención de beneficios está relacionada a una gestión de cambio y procesos de negocio inadecuada. Mientras la mayoría de organizaciones en nuestro estudio mejoraron sus procesos de negocio, lo más probable es que muchas de ellas siguieron una metodología inefectiva (o ninguna) ya que no buscaron la ayuda de consultores ERP.

Personas, procesos, tecnología

Mientras muchas organizaciones en este estudio parecen tener, al menos, un entendimiento de la importancia de integrar a las personas con procesos y la tecnología, no parecen tener un completo entendimiento de que realmente implica.

Las organizaciones pueden incrementar su entendimiento del éxito del ERP al trabajar con un consultor o partner, como lo es RSM Spain, para crear un plan de proyecto respectivo. Nos aseguramos que tenga todas las actividades esenciales en las etapas correctas a través del proyecto. Para más información, ponte en contacto con nuestros consultores ERP expertos aquí

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